Los medios magnéticos desempeñan un papel esencial en la gestión fiscal y contable de las empresas, especialmente en lo que respecta a la presentación de información exógena ante las autoridades tributarias. Su evolución continua refleja la creciente importancia de la tecnología en la optimización de los procesos financieros y administrativos, así como la necesidad de adaptarse a los cambios normativos y tecnológicos en el panorama fiscal actual.
En el ámbito de la tecnología y la contabilidad, el término “medios magnéticos” despierta una serie de asociaciones clave. En términos generales, nos referimos a dispositivos que emplean materiales magnéticos para almacenar información digital.
Sin embargo, en el contexto de la contabilidad y las obligaciones fiscales, el concepto de medios magnéticos adquiere un significado más específico y crucial. Se relaciona directamente con la gestión y presentación de lo que se conoce como “información exógena” ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Entendiendo la Información Exógena
La información exógena constituye el conjunto de datos que tanto personas naturales como jurídicas deben presentar periódicamente a la DIAN. Este informe detalla las operaciones comerciales con clientes o usuarios, así como los detalles sobre los productos o servicios ofrecidos. El término “exógena” indica claramente que estos datos provienen de fuentes externas o terceros.
Históricamente, este informe se realizaba utilizando medios magnéticos, como los mencionados anteriormente. No obstante, con el transcurso del tiempo, tanto el proceso de presentación como los requisitos técnicos han evolucionado.
La Transformación hacia el Formato XML
Hasta 2015, la DIAN requería el uso del formato CSV para la presentación de la información exógena. Sin embargo, desde entonces ha optado por el formato XML, lo que ha llevado a que este proceso sea comúnmente denominado como la presentación de medios magnéticos.
Esta evolución técnica no solo refleja los avances en la tecnología de almacenamiento y procesamiento de datos, sino que también tiene un impacto significativo en la forma en que las empresas gestionan su información financiera y cumplen con sus obligaciones fiscales.
Los Objetivos de la Presentación de Medios Magnéticos
La presentación de medios magnéticos ante la DIAN tiene varios objetivos fundamentales:
- Realizar un seguimiento preciso de los ingresos de las personas naturales para determinar su obligación de declarar renta.
- Facilitar la identificación de posibles devoluciones fiscales a los contribuyentes elegibles.
- Detectar y corregir cualquier inconsistencia o inexactitud en la información proporcionada, lo que contribuye a garantizar la integridad y la transparencia en los registros contables.
Obligaciones de Presentación de Información Exógena para 2024
La adecuada gestión tributaria es un aspecto fundamental para el cumplimiento fiscal tanto de entidades públicas como privadas en Colombia. En este sentido, la presentación del reporte de información exógena es una obligación que recae sobre diversos contribuyentes, según lo establecido en la Resolución 001255 de 2022. Para el año gravable 2023, quienes deben cumplir con esta obligación son:
- Entidades que Celebren Convenios con Organismos Internacionales:
- Se incluyen entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales para el apoyo y ejecución de programas o proyectos.
- Entidades Vigiladas por la Superintendencia Financiera y Cooperativas:
- Esta categoría abarca entidades como las vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales, así como fondos de empleados que realicen actividades financieras.
- Bolsas de Valores y Comisionistas de Bolsa:
- Se incluyen las bolsas de valores y los comisionistas de bolsa, quienes también tienen la responsabilidad de presentar el reporte de información exógena.
- Personas Naturales y Jurídicas con Ingresos Brutos Relevantes:
- Personas naturales y jurídicas que durante el año gravable 2022 o 2023 hayan obtenido ingresos brutos superiores a ciertos umbrales financieros, tanto en rentas de capital como no laborales, están obligadas a presentar este reporte.
- Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación:
- Se incluyen contribuyentes personas naturales del régimen simple de tributación que cumplan con ciertos criterios de ingresos brutos, independientemente del tipo de ingreso.
- Entidades Públicas y Privadas con Ingresos Significativos:
- Personas jurídicas y entidades públicas y privadas que hayan obtenido ingresos brutos superiores a ciertos umbrales financieros durante el año gravable 2022 o 2023 también están obligadas a presentar este reporte.
- Obligados a Practicar Retenciones en la Fuente:
- Personas naturales, jurídicas, entidades públicas y privadas, y otros obligados a practicar retenciones y autorretenciones en impuestos como el de renta, IVA y timbre durante el año gravable 2023.
- Establecimientos Permanentes de Personas No Residentes y Entidades Extranjeras:
- Incluyendo establecimientos permanentes de personas naturales no residentes y de personas jurídicas y entidades extranjeras.
- Entidades y Personas Relacionadas con Contratos de Colaboración:
- Como consorcios, uniones temporales, contratos de mandato, entre otros, que celebren contratos de colaboración con entidades públicas.
- Entidades del Orden Nacional y Territorial, y Otras Entidades Públicas:
- Esto incluye entes públicos contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, cámaras de comercio, la Registraduría Nacional del Estado Civil, notarios, alcaldías, distritos, gobernaciones, autoridades catastrales, entre otros.
Estas disposiciones reflejan la importancia de una gestión fiscal transparente y cumplimiento de obligaciones tributarias para contribuir al desarrollo económico del país.
Fecha Límite para la Presentación de Información Exógena 2024: Guía por Números de Identificación Tributaria (NIT)
La presentación oportuna de la información exógena es crucial para cumplir con las obligaciones fiscales en Colombia. Para garantizar un proceso ordenado y eficiente, se establece una fecha límite basada en los últimos dígitos del Número de Identificación Tributaria (NIT). A continuación, se detalla el calendario de fechas límite para las personas jurídicas y naturales:
- Del 01 al 05: Fecha límite: 8 de mayo de 2024
- Del 06 al 10: Fecha límite: 9 de mayo de 2024
- Del 11 al 15: Fecha límite: 10 de mayo de 2024
- Del 16 al 20: Fecha límite: 14 de mayo de 2024
- Del 21 al 25: Fecha límite: 15 de mayo de 2024
- Del 26 al 30: Fecha límite: 16 de mayo de 2024
- Del 31 al 35: Fecha límite: 17 de mayo de 2024
- Del 36 al 40: Fecha límite: 20 de mayo de 2024
- Del 41 al 45: Fecha límite: 21 de mayo de 2024
- Del 46 al 50: Fecha límite: 22 de mayo de 2024
- Del 51 al 55: Fecha límite: 23 de mayo de 2024
- Del 56 al 60: Fecha límite: 24 de mayo de 2024
- Del 61 al 65: Fecha límite: 27 de mayo de 2024
- Del 66 al 70: Fecha límite: 28 de mayo de 2024
- Del 71 al 75: Fecha límite: 29 de mayo de 2024
- Del 76 al 80: Fecha límite: 30 de mayo de 2024
- Del 81 al 85: Fecha límite: 31 de mayo de 2024
- Del 86 al 90: Fecha límite: 4 de junio de 2024
- Del 91 al 95: Fecha límite: 5 de junio de 2024
- Del 96 al 00: Fecha límite: 6 de junio de 2024
Es fundamental que las personas jurídicas y naturales estén al tanto de estas fechas límite y realicen la presentación de su información exógena dentro del plazo correspondiente para evitar sanciones y mantener el cumplimiento adecuado de sus obligaciones tributarias.
